Cómo diseñar un Modelo de Administración en el Hotel.

Por: Luis Manuel Rivera García 

Director General en Powerpeople.

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Luis Manuel Rivera García

Diseñar un modelo de administración en un hotel no es cosa fácil, pero tampoco es imposible.

Los pasos a seguir para implementar son:

1.- Creación de las políticas que rigen a la administración.

Tienen como objetivo salvaguardar y blindar a la organización, destacando que las mismas deben contener los lineamientos a seguir, las personas involucradas y las sanciones en caso de incumplimiento, destacando algunas de ellas:

A) Política de No conflicto de intereses y ética empresarial.

B) Política de Adquisición de activos fijos.

C) Política de Compras.

D) Política de planes y objetivos a través de presupuestos.

E) Política de Créditos.

F) Política de Salvaguarda de información. (física e informática).

G) Política de Generación de estados financieros.

H) Política de Descuentos y cortesías,

I) Políticas generales de código de conducta general.

J) Política de gastos de viaje y representación.

K) Política relativa a cuestiones legales. (poderes, actas de asamblea, contratos, convenios, etc).

De esta manera, el administrador en conjunto con la Alta gerencia, deberán aprobarlas y difundirlas al personal para su cumplimiento.

2.- Organigrama y descripciones de puesto.

En este apartado es necesario elaborar el organigrama del área de administración para que el personal ubique su posición y su relación con el resto del personal, jefes o subordinados. Esto ayuda en gran medida a que el personal no se confunda, puesto que en ocasiones puede estar pensando que tiene línea directa con la alta dirección.

Descripciones de puesto.

Derivado del organigrama, se desprenden las posiciones y con ello es necesario elaborar los perfiles de puesto, incluyendo las actividades concernientes.

Dentro de la misma descripción se deben anotar todas y cada una de las actividades que realizará la persona que ocupe tal o cual posición.

A) Nombre de la empresa, puesto, perfil, descripción de puesto (actividades).

3.- Procedimientos.

Los procedimiento se desprenden de cada una de las descripciones de puesto, ejemplo:

Procedimiento del encargado de cuentas por cobrar. En este procedimiento se van a describir cada una de las actividades que se enlistaron en la descripción de puesto, y cada una de ellas deberá explicar a detalle en que consiste.

Es decir, en un sólo procedimiento llamado “cuentas por cobrar” se encontrarán todas y cada una de las actividades que realiza esa posición. Adicionando en su caso si aplica algún formato específico.

4.- Proceso.

A) Reunión con la Alta Gerencia para presentar el proyecto, clarificando los objetivos, alcances y metodología.

B) Revisión del organigrama.

C) Creación del diagrama de actividades con responsables y fechas de cumplimiento.

D) Reunión con cada una de las personas que ocupan las posiciones que integran el modelo de administración de negocio, a través de entrevistas en las que se analizan funciones y posteriormente elaborar la descripción del puesto, perfiles y actividades.

E) Diseñar los formatos de políticas, perfiles de puesto y procedimientos por área.

F) Todos las actividades antes descritas deberán efectuarse en un periodo no mayor a un mes.

G) Presentar el proyecto con programa de trabajo para su implementación.

H) Puesta en marcha después de su aprobación.

La participación de la alta dirección es fundamental para el éxito del proyecto, si no se involucran será difícil tener el apoyo para que esto suceda. Esto lo debes tomar en cuenta puesto que muchos proyectos no concluyen debido a que la alta gerencia no le da importancia y por lo tanto las probabilidades de fracaso serán muy altas. En este caso te recomiendo que el proyecto se detenga en el punto no.4. El reto por supuesto, es lograrlo.

“Debes estar al pendiente que cada uno de los involucrados haga su tarea, si esto no sucede alguien puede estar bloqueando el proyecto, lo que no puedes permitir, es quedar en medio de una tormenta o lucha de poderes.”

5.- Elaboración y aplicación del cuestionario de control interno.

A) Elaborar el cuestionario de control interno por posición, en el que las preguntas se derivan de cada una de las actividades, hacer referencia al procedimiento o política que aplica.

El número de preguntas dependerá de las posiciones y actividades, aunque debemos tomar en cuenta que cada posición es evaluada de manera individual y posteriormente se busca un resultado final.

El cuestionario de control interno se aplica dos meses después de haber puesto en marcha y en la primera ocasión es programada con el personal involucrado, tiene como objetivo afinar detalles en procesos, perfiles y procedimientos.

En la segunda revisión, normalmente se hace cada trimestre, debe ser sorpresiva y las subsecuentes también.

Las calificaciones se dividen de la siguiente manera:

De 0% a 79% Insatisfactoria.

De 80% a 89% buena

De 90% a 100% es excelente.

Si deseas que tu modelo de administración de negocio sea exitosa, entonces pon manos a la obra.

Te deseo mucho éxito.

Gracias.

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