Por Luis Manuel Rivera García.

Autor del libro: «La magia de las finanzas en la Hotelería.

Este tema es uno de mis favoritos ya que me apasiona y es por demás interesante.

El adecuado control de inventarios en un hotel y restaurante permitirá administrar de manera contundente las existencias tanto de alimentos, bebidas, suministros, papelería y equipo de operación, éste último con un tratamiento especial.

Es necesario que todas las entradas de producto o bienes tangibles pasen al almacén, a lo que yo le llamo, el semáforo, para poder controlar todo lo que ingresa al almacén y que sale del mismo vía requisición.

Es importante contar con un sistema de máximos y mínimos para no caer en compras de último momento o desabastecimiento de producto, pero aún, sobre cargar el inventario.

Es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos:

1.- Definir las principales familias:

A) Alimentos, bebidas, suministros, papelería.

B) Codificar los productos.

C) Identificar cuales son costo y cuales son gasto al momento de su salida.

Aqui el modelo de la administración de inventarios.

Rotación de inventarios:

Costo de Venta/ Promedio de inventarios. (Inventarios inicial + inventario final) = Número de veces.

Dias de inventario: 30 días si es mensual o 360 días si es anual / número de veces.

El tema de almacenes y costos dentro de la administración del Hotel es fundamental, por esta razón es importante que como parte de la información financiera, se muestren tanto la integración de los inventarios de A&B  como la cédula de integración del costo de Ventas.

A continuación se explican cada uno de los puntos del flujograma de inventarios y costo de venta:

(A) Corresponde al inventario final del mes anterior y con el que se inicia operaciones al mes siguiente.

(B) Se refiere a las entradas del almacén del período (compras).

(C) Contempla todas las requisiciones al almacén debidamente autorizadas, así como ajustes derivados de créditos al costo o por diferencias de inventarios.

(D) Es el resultado del inventario inicial más las entradas, menos las salidas.

(E) Refleja los inventarios físicos al final del mes, llevados a cabo por el departamento de contraloría y el responsable de la cocina, almacén o bares.

(F) Monto determinado al comparar el inventario en libros contra el inventario físico.

(G) Es la suma de todas las requisiciones del almacén, debidamente autorizadas.

(H) Corresponde a conceptos que no son parte del costo producto de una venta, entre los que destacan:

1. Consumos de ejecutivos.

2.- Comedor de colaboradores (en caso de que las salidas se hayan aplicado al costo directo).

3.- Traspasos.

4.- Cortesías.

5.- Ajustes por inventarios.

6.- Mermas y desperdicio.

7.- Promociones. Sólo si el criterio es en el sentido de aplicar el efecto de la promoción al gasto, para no afectar el porcentaje del costo planeado.

(I) Es la diferencia entre el costo bruto menos los créditos al costo.

(J) Se toma un reporte de cada uno de los platillos vendidos multiplicado por el costo según receta, al efecto se suman los platillos vendidos para obtener el costo de venta total del período.

(K) Es la diferencia de enfrentar el costo de ventas neto contra el costo total de recetas. Este punto cierra el ciclo del verdadero control del costo. Las variaciones deben ser analizadas para encontrar las causas de posibles discrepancias, entre las que se encuentran:

1.- La receta no ha sido actualizada a precios actuales o promedios, según sea el caso.

2.- La receta no se elaboró de conformidad con lo establecido en los estándares.

3.- Mermas no consideradas en los créditos al costo.

4.- Desperdicio de producto sin control.

5.- Devoluciones de platillos por parte del cliente y que no se cuantificaron.

6.- El colaborador de la cocina consume productos y no se tiene control.

Más información en mi libro.