Por: Luis Manuel Rivera García / Director General en Powerpeople.

Se llama presupuesto al conjunto de planes y objetivos que toda organización debe llevar a cabo tomando en cuenta los recursos materiales y capital humano, aunados al logro de metas específicas en ingresos, costos y gastos y poder así ver en el horizonte las utilidades esperadas por el inversor.

Se trata de una herramienta gerencial imprescindible en el mundo de los negocios y su ausencia es comúnmente motivo del fracaso de muchos restaurantes.  La proyección de los estados de resultados, los estados de situación (balances) y los flujos de efectivo ayudan en gran medida a cumplir los siguientes objetivos:

1.- Análisis y planeación del futuro.

El análisis estratégico que debe llevar a cabo el restaurante es fundamental y deben considerarse premisas internas y externas, debes analizar el entorno político, socioeconómico tanto a nivel nacional, internacional y por último el local, debes tomar nota sobre aspectos fiscales y legales que aplican para tu negocio, te recomiendo hacer una lista de todos aquellos eventos que afecten de manera directa como nuevos impuestos, licencias, permisos, cambios en la legislación laboral y aspectos económicos como la inflación y la devaluación.

2.- Poner cada pieza en su lugar. Asignación de recursos y responsabilidades.

Es necesario que se asignen los recursos materiales y capital humano a cada departamento del restaurante, es decir, cada uno de ellos tendrá responsabilidades especificas, de esta forma es recomendable realizar un presupuesto de ingresos, costos y gastos para cada uno de los responsables, si no lo haces, difícilmente tendrán idea de hacia donde van y si su trabajo refleja los resultados que espera la organización.

3.- Análisis  de procesos y sistemas de información.

He recomendado a mis alumnos y clientes, que deben tener muy bien definidos los procesos, procedimientos y actividades de cada colaborador, de esa forma las actividades estarán alineadas a los objetivos de la organización, pero también es importante que el presupuesto opere bajo un mecanísmo contable, puesto que de otra ofrma no será posible analizar y comparar los resultados esperados contra los obtenidos.

Asegúrate de contar con un sistema contable que no sólo arroje información general sobre la situación financiera, si deseas analizar financieramente todos y cada uno de los conceptos que integran los estados de resultados debes generar reporteadores que puedan ser útiles para su análisis.

Hago mención especial sobre este punto debido a que en muchos de los casos los sistemas contables están diseñados para todo tipo de empresas, no hay un sistema especial para restaurantes, a  veces son muy limitados y por lo tanto debemos solicitar a nuestro contador reportes especiales.

Si no compartes la información con tus ejecutivos debes tomar en cuenta que sólo estarán operando y enfocando sus fortalezas hacia aquello que conocen, me refiero a las ventas, cheque promedio, calidad de productos y servicio. Es muy común aun en estos días que esto suceda, la información financiera está vedada y es exclusiva de los dueños y del contador.

Si el ejecutivo no tiene claro cuales son sus objetivos financieros, no cuenta con indicadores de medición de su desempeño no esperes que logre metas que sólo tu y el contador conocen, sin embargo en muchos de los casos ni el propio inversionistas tiene claro por qué debe hacer un presupuesto.

4.- Analizar las Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Es necesario hacer un alto en el camino para analizar la situación actual del restaurante, analizando de manera realista su FODA y tomar acciones al respecto, de hecho de este diagnóstico se obtienen premisas para la elaboración del presupuesto.

5.- Revisión del organigrama

El organigrama es uno de los pilares donde se soporta la organización, son los colaboradores quienes estarán de lleno haciendo que las cosas sucedan y se logren los objetivos, cada uno de ellos debe tener muy claro cuál es su posición, en donde se encuentra dentro del organigrama y sobre todo que haya una estructura sólida para dar un buen servicio, ofrecer un producto de calidad y una buena administración.

6.- Diseñar un modelo de comparación de resultados esperados vs. los logrados.

Dicen los expertos que no puedes mejorar lo que no puedes medir, esto es correcto, a veces se elaboran los presupuestos pero no se les da seguimiento, el personal no está capacitado, hay ausencia de análisis y es por ello que si ya elaboraste un presupuesto, asegurate de dar seguimiento sobre las variaciones importantes y tomar medidas y acciones al respecto.

Es recomendable que el ejecutivo tenga una capacitación financiera para que sea capaz de explicar variaciones al presupuesto, para que pueda establecer acciones específicas sobre aquellos rubros en los que no se han alcanzado los resultados previstos.

6.- Publicar los objetivos del Restaurante.

Una vez que el presupuesto haya sido aprobado debe ser difundido al presonal involucrado y al personal en general sobre los objetivos y planes de la organización, tan general o específico como sea necesario, esto generará mayores compromisos debido a que el personal se siente parte de la organización y su compromiso será mucho mayor.

Cómo elaborar el presupuesto.

Los pasos a seguir se enlistan a continuación y el orden puede cambiar dependiendo de las actividades que se realicen.

A) Presupuesto de Ventas

B) Presupuesto del costo de venta.

C) Presupuesto de nómina

D) Presupuesto de gastos directos de operación

E) Presupuesto de gastos indirectos.

F) Presupuesto de gastos no operacionales.

U) Determinación del resultado mensual y anual (metas en ingresos, costos, gastos y utilidad esperada).

La gerencia de administración o contralor deben dar la lista de premisas micro y macroeconómicas (tipo de cambio, inflación, tasas de interés, entre otros), eventos especiales, contratos de servicios, honorarios profesionales y todo aquello que de alguna forma deba ser tomado en cuenta en el presupuesto.

A) PRESUPUESTO DE VENTAS

El presupuesto de ventas es el punto de partida en la elaboración de los presupuestos y  abarca estrategias para atraer clientes repetitivos, nuevos clientes y nuevos segmentos de negocio, además de elaborar estrategias de venta interna como up selling, promociones, descuentos, eventos especiales, cambios de menú, políticas de cortesías, créditos a clientes y todo lo relacionado a las Ventas.

El gerente del restaurante debe estar totalmente involucrado en la elaboración del mismo y debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1.- Contar con el Historial de ventas, que será el primer punto de partida para establecer las metas del presupuesto. Identificar eventos que se dieron en este año y que posiblemente no se lleven a cabo el siguiente, eventos en la plaza, cambio de menú, nuevos productos, entre otros.

Realizar una investigación en la plaza para identificar si existen eventos importantes que pueden ser potencial de negocio, nuevos competidores, aspectos económicos, clientes potenciales. Los días festivos, períodos vacacionales deben tomarse en cuenta.

El presupuesto de  ingresos debe estar soportado por una estrategia bien definida, de tal forma que, al visualizar nuestra meta, no sean ideas al aire, los presupuestos deben ser medibles, especificos, tangibles y alcanzables. Van en función a las utilidades que desea obtener el inversionista, al tiempo en que se desea recuperar la inversión o para generar las utilidades suficientes para hacer frente a compromisos con bancos. (Créditos a largo plazo).

2.- Establecer las estrategias de Marketing, las redes sociales ayudan y mucho, promociones especiales, flyers y todo aquello que te ayudará a promover y posicionar tu producto.

3.- Determinar el ingreso por alimentos, bebidas, vinos, etc. Basándonos en cheque promedio y número de comensales, recordando separar, desayuno, comida y cena. Los banquetes tienen su presupuesto por separado. Si ofreces vinos y representa un ingreso importante te recomiendo lo separes del total de ingresos de bebidas para que puedas evaluar las metas específicas en este rubro.

 4.-  Si tienes varios centros de consumo te recomiendo que elabores un presupuesto para cada uno de ellos y poder evaluar el resultado de forma individual y posteriormente consolidar los resultados.

5.- Debes tomar en cuenta el aforo disponible por mes (Total de asientos por número de días), si tienes más de un turno, debes multiplicarlo por 2 o 3, esto depende de la operación del restaurante.

1.- El staff que necesitas para operar y administrar de manera eficiente. ¡ NI MÁS, NI MENOS!!.

Es triste ver en los restaurantes el efecto de falta de planeación y como resultado personal que se ven unos a otros porque no hay clientes a quienes atender.

2.- Identifica cada posición, sueldo, prestaciones y los impuestos relativos a la nómina. No olvides considerar los incrementos de sueldo previstos.

3.- Determina tu parámetro a ingresos, que no sea más del 20% del total de los ingresos.

4.- Cualquier pago a personal no involucrado en la operación deberá ser considerado en otro renglón, pero fuera del gasto de operación.

 

Gastos indirectos

1.- Es necesario separar los gastos de la operación en piso. Suministros, desechables, papelería, decoraciones, etc.

2.- Los gastos de administración incluyen los honorarios, capacitación, teléfonos, papelería, comisiones de tarjeta de crédito, entre otros.

3.- Identifica por separado el gasto de energéticos y determina los indicadores clave en consumos de kw, metros cúbicos, gas, etc.

4.- El gasto de mantenimiento sólo incluye el preventivo. Si por alguna razón estás considerando alguna remodelación o proyecto especial, no lo incluyas aquí, ya que es un gasto que puede ser sujeto a capitalización.

5.- El gasto de promoción y publicidad y las regalías considéralas en este renglón para que las puedas monitorear.