Por: Luis Manuel Rivera – PowerPeople

El segmento de banquetes y eventos representa una fuente significativa de ingresos para los hoteles, especialmente en propiedades urbanas y resorts de destino. Sin embargo, su rentabilidad no siempre es proporcional al esfuerzo operativo que demanda. Para optimizar este segmento, es clave aplicar estrategias que combinen eficiencia operativa, inteligencia comercial y diferenciación de servicio.

Debo comentar que en mi experiencia, se logra en promedio una utilidad del 40% al 50% ( ingreso menos costo de venta, menos gastos directos de operación y gastos extras que debes considerar).

Evaluar el pre y post evento para a analizar posibles fallas o áreas de oportunidad.

A continuación, se presentan estrategias efectivas para maximizar la rentabilidad en banquetes y eventos:

1. Segmentación Inteligente del Cliente

No todos los eventos son iguales ni todos los clientes buscan lo mismo. Clasificar los eventos por tipo (sociales, corporativos, institucionales, gubernamentales) permite adaptar la oferta y los márgenes a cada perfil. Además, se puede priorizar aquellos segmentos con mayor rentabilidad por hora y menor complejidad operativa.

2. Costeo Detallado y Rentabilidad por Evento

Implementar un sistema de costeo individual por evento (food, beverage, personal, montaje, amenities) permite conocer con precisión el margen de cada contrato. El uso de plantillas con KPI como costo por pax, utilidad por hora y rentabilidad neta ayuda a tomar decisiones más acertadas al cotizar.

3. Paquetes con Valor Agregado

Diseñar paquetes cerrados con servicios integrados (alimentos, bebidas, decoración, equipo audiovisual, hospedaje) aumenta el ticket promedio y reduce la presión por descuentos individuales. El cliente percibe mayor valor mientras el hotel mejora su eficiencia operativa y financiera.

4. Gestión Eficiente del Tiempo y Espacios

Optimizar los horarios y rotación de salones es clave para aumentar ingresos por metro cuadrado. Considera ofrecer horarios no tradicionales (brunch corporativo, eventos vespertinos entre semana) y usar software de diagramación para maximizar el uso del espacio.

5. Upselling y Cross Selling Profesional

El entrenamiento de los ejecutivos de ventas para ofrecer mejoras como menús premium, barras especiales, amenidades, fotografía o servicios de wedding planner puede representar un incremento del 15–30% en el ingreso por evento. La clave está en personalizar sin improvisar.

6. Tecnología para Cotización y Seguimiento

Automatizar cotizaciones, propuestas y contratos con herramientas digitales mejora la experiencia del cliente, reduce errores y acelera los cierres. Un CRM con histórico de clientes permite fidelizar y generar ventas recurrentes.

7. Alianzas Estratégicas con Proveedores Especializados

En lugar de absorber todos los servicios, considera alianzas con proveedores confiables (DJ, floristas, decoración) bajo un modelo de comisión o integración. Esto amplía la oferta sin elevar los costos fijos.

8. Estandarización Operativa y Control de Mermas

Estandarizar recetas, formatos de montaje, procesos de mise en place y limpieza evita desperdicios, mejora tiempos y aumenta la calidad. Un sistema de control de mermas en alimentos y bebidas puede impactar directamente en el EBITDA del hotel.

9. Marketing de Experiencias y Portafolio Visual

El marketing emocional es clave: promueve testimonios, videos de eventos, historias reales y sesiones fotográficas en redes sociales. Mostrar el “antes y después” del salón o la experiencia vivida puede cerrar más ventas que una lista de precios.

10. Indicadores Clave y Benchmarking

Medir KPIs como ingreso promedio por evento, costo por pax, porcentaje de cierre de cotizaciones y satisfacción del cliente permite hacer ajustes constantes. Compararse con propiedades similares o cadenas aliadas ayuda a mantener estándares competitivos.

El área de banquetes y eventos es un laboratorio de oportunidades. Con enfoque estratégico, control financiero y creatividad operativa, este segmento puede convertirse en un motor de rentabilidad y reputación para el hotel.

Debo comentarte que el perfil del gerente de banquetes debe ser alguien que tenga experiencia, pasion por el servicio, visión de negocio y creer en su producto.

Gracias ☺️