El control interno en Hoteles – Luis Manuel Rivera

Gran frustración sentí cuando mi más fiel colaborador traicionó los principios básicos de la honestidad, hoy me doy cuenta que soy el autor intelectual de lo que yo mismo permití” .Anónimo.

Una gran sorpresa es la que Usted se puede llevar si no toma en cuenta la importancia de establecer un adecuado control interno en su organización, importantes desfalcos y fraudes se producen día a día por la falta de control y establecimiento de políticas y procedimientos.

El Control Interno es la base donde descansan gran parte de las actividades y operaciones del hotel, instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento de tipo Sherlock Holmes o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de del jefe- colaborador.

Es parte del modelo de administración en un negocio.

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Por: Luis Manuel Rivera García

La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

La Alta dirección necesita que los datos sean exactos y confiables y esta seguridad solamente puede obtenerla cuando la organización posee un sólido sistema de control interno.

Un Sistema de Control Interno consta de todas las medidas que toma una organización con los siguientes objetivos:

  • Proteger sus activos contra despilfarro, fraude o ineficiencia.
  • Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales.
  • Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía.
  • Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa.
  • Permitir la preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de información financiera.

PRINCIPIOS BÁSICOS

Impedir que una sola persona maneje todas las fases  por las cuales pasa una transacción, desde el principio hasta el final., Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.

La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de:

La consistencia de los empleados que realizan la función.

Conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa.

La efectividad entonces, depende del número adecuado de colaboradores COMPETENTES para hacer el trabajo en cada nivel.

Ningún sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la mejora continua del mismo.

REVISIÓN DE CONTROL INTERNO

Toda organización requiere de revisión de los procesos del control interno, y normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de funciones de la empresa, esta persona puede ser un AUDITOR EXTERNO o personal corporativo.

PROCESO DE REVISIÓN

  • El contador Público emprende la auditoría y juzga la bondad del control interno en cada área de las operaciones de la empresa.
  • Mientras más fuerte sea el sistema de control interno, mayor es la confianza que el contador puede otorgar respecto a la integridad de los estados financieros de la empresa.

RESULTADOS

Cuando los controles internos de la compañía son fuertes, el trabajo de auditoría puede efectuarse con más rapidez, con menos investigación de detalle y por tanto a menor costo.

Para el auditor el estudio del control interno representa también una parte importante de su trabajo.

Si los controles son débiles normalmente los resultados se traducen en desorganización, despilfarro, fraude, ineficiencia y operaciones improductivas.

Sin duda alguna el fraude es uno de los principales protagonistas y precisamente el tema de este capitulo es considerarlo un factor determinante que toda empresa debe preveer y considerar que existe o puede existir, puesto que el riesgo existe y la tarea de sus directores es manejar de manera profesional ese riesgo.

Los procedimientos y controles internos pueden dar una falsa sensación de seguridad. Pueden operar en teoría en forma muy diferente a la práctica.

Los defraudadores son oportunistas y sacan ventajas de las debilidades temporales o de las brechas desapercibidas entre la fortaleza aparente y la efectividad real de los controles.

Algunos indicadores del fraude que ponen en aviso a los directivos.

Cambios de personal

Cambios en los sistemas back y front

Estilo administrativo autocrático en la que las transacciones solo las conocen uno o dos directivos, frecuente atropello de la autoridad de los gerentes y secreto obsesivo cuando tal comportamiento no está justificado.

Estilos de vida costoso cuando es evidente que no es el adecuado a sus percepciones, y muchas veces se argumenta el falso comentario de la herencia de un familiar.

Vacaciones no tomadas

Personal de baja calidad

Moral Baja que puede conducir al fraude, en el que es poco probable que el personal desmotivado opere efectivamente los controles y en cambio es muy probable que actué de manera corrupta.

Alta rotación de personal en la que debe usarse selectivamente y no se le pueden confiar activos valiosos

Antigüedad o falsa “amor a la camiseta” en la que tienes décadas trabajando en la misma posición.

Familiares laborando en actividades de alto riesgo de posibles fraudes.

CONOZCAMOS AL ENEMIGO

Cada uno de ellos (los defraudadores) tiene sus propios motivos y oportunidades, sólo una pequeña porción de fraudes son planeados desde fuera.

“LA GENTE COMETE FRAUDES CUANDO EL MOTIVO COINCIDE CON LA OPORTUNIDAD”

Motivos

Codicia

Problemas financieros

Poca Lealtad

Venganza

CODICIA

La codicia frecuentemente es el motivo más común en la que los defraudadores inician con pequeños fraudes como falsificación de cuentas de gastos, la tentación de una comisión por un proveedor, prueban la vida de rico y entonces necesitan cometer mas fraudes para mantener su NUEVO estilo de vida, lo más triste es que ni siquiera se dan cuenta del problema en que se han metido.

PROBLEMAS FINANCIEROS

La necesidad de mostrar estados financieros más favorables conllevan a cometer fraudes y no sólo hablamos de tomar dinero, sino de manipular cifras, notas de crédito cuantiosas con proveedores, ventas falsas, diferimiento de gastos, si señores, esto también es fraude.

POCA LEALTAD

El defraudador puede sentir que no ha sido adecuadamente remunerado, que el merece más por su trabajo, incluso llegan a pensar que son dueños del negocio y tienen derecho absoluto de disponer de los bienes de la empresa, por difícil que parezca esto es real.

VENGANZA

Este es un factor no menos importante, que puede ser a causa de maltrato, humillación y degradamiento, falta de reconocimiento y autoestima.

ATRIBUTOS DEL DEFRAUDADOR

Ellos usan una amplia gama de técnicas, algunas de ellas muy sofisticadas que te dejan pasmado e incluso pensar lo verdaderamente genios que son para llevarlo a cabo y la forma en que manipulan, controlan e involucran a personal a su cargo para realizar su fechoría, destacando algunos comportamientos que vale la pena tomar en cuenta:

Alaba los demás para hacerlos sentir importantes

Da la impresión de ser rico y tener éxito

Mantiene su puerta cerrada gran parte del tiempo

Nunca o casi nunca sale de vacaciones

Si tiene que ausentarse inevitablemente, se asegura de que todos los problemas esperen a su regreso.

Solitario/Extraño

Pone al personal unos contra otros (menos a sus ayudantes)

Manipula los horarios y las fechas límite

Utiliza cuentas contables poco auditables

Responde preguntas diferentes a las que se le hacen

Esquiva la mirada ante preguntas contundentes

No permite que nadie vea la pelicula completa

FUENTE: Cómo prevenir el fraude en los negocios/Ian Huntingon y David Davies/KPMG

(1)El fraude según la descripción de Buckley J. En London and globe Finance LTD. Encierra  dos elementos claves: “defraudar es despojar mediante engaño”. Esta descripción subraya los dos elementos esenciales en cualquier fraude:

1) El engaño u ocultación

2) El despojo o pérdida para la victima

La remoción de fondos o activos del negocio y la declaración falsa de la posición financiera del negocio.

Veremos a continuación algunas aplicaciones dentro de los Hoteles a través del cuestionario que para tal efecto se implementa y se recomienda llevarlo a cabo por área específica del hotel y por rubros que requieren de mayor revisión y control.

Efectivo en Caja y Bancos

Resguardos de caja Chica y arqueos, por lo menos tres veces al mes y SORPRESIVOS.

Conciliaciones Bancarias, analizadas y depuradas, su elaboración no debe exceder de más de un mes. Revisión quincenal.

Arqueos al proceso de venta de divisas, revisión del proceso.

Cuentas por Cobrar

Arqueo de Cartera, tanto nacional como extranjera

Revisión de cobros vs. depósitos en Bancos

Revisión de tarifas y cruce vs. la facturación y contratos con clientes.

Inventarios

Rotación de Inventarios vs. la política adoptada por el hotel.

Entradas y salidas de almacén.

Revisión de Máximos y Mínimos.

Pruebas selectivas de productos. (Inventario físico).

Caducidad de los productos.

Proveedores

Revisión de facturas vs registro del pasivo en libros

Revisión de los requisitos fiscales

Revisión de contratos de pagos de Servicios

Revisión de los pagos vs. Bancos. Cuenta bancaria

Verificar que los cheques sean para abono en cuenta.

Sello de pagado en la factura

Soporte documental (Requisición de compra, o. compra, entrada al almacén, salidas en especie, etc.)

Revisión de cheques retenidos en caja por periodos no mayores a lo establecido en la política.

Estos son sólo algunas de las preguntas que se llevan a cabo en un cuestionario de control interno y en promedio un hotel tiene aproximadamente de 200 a 300 preguntas.

Lo importante para que realmente sea efectivo es:

1.- Aplicación regular. (Bimestral- trimestral)

2.- Revisión de cambios posibles.

3.- Revisión por el Director o Gerente del Hotel.

4.- Tomar acciones sobre los puntos críticos.

5.- SEGUIMIENTO.

Antes de finalizar este capítulo quiero compartir con Usted lector, una reflexión sobre experiencias reales en las que la ironía es el principal actor, ya que como profesional en la contaduría este es un elemento básico de principios de ética, honestidad e integridad y precisamente es una herramienta para el contador que como principal misión es la de salvaguardar los bienes de la empresa, y que es precisamente ahí dentro donde se han gestado fraudes y desfalcos importantes a las organizaciones.

Hace algunos meses comentaba con un colega que la mayoría de los fraudes se descubren porque alguno de los integrantes ha sido excluido del “proyecto” o porque alguien honesto decidió que era necesario informar y no ser cómplice y de manera menos común un externo es quien hace la denuncia.

Es increíble la forma en que se tejen cada una de estas grandes hazañas, llegando a la incredulidad y la forma en que han sido planeados, utilizando las famosas cuentas puente, las cuentas de revaluacion, pasivos no cobrados, reembolsos de clientes, acreedores diversos, por dar algunos ejemplos, de verdad me he quedado asombrado de tal genialidad, que dicho sea de paso, si se aplicara a favor de una organización ésta sería todo un éxito, pero lamentablemente no es así.

Desafortunadamente, los principales actores involucran a gente inocente y que no tiene mas que recibir ordenes, pero tenga cuidado amigo lector, a su lado puede haber un lobo con disfraz de cordero, que estará buscando la menor oportunidad para hacer sus fechorías.

Fuente de información. Normas y procedimientos de auditoría.

IMCP. Instituto mexicano de contadores Públicos.

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