1. Indicadores financieros en Recursos Humanos.

POR : LUIS MANUEL RIVERA GARCÍA /POWERPEOPLE

EXTRACTO DEL LIBRO: LAS CINCO CLAVES DEL ÉXITO EN UN HOTEL – UNA VISIÓN DE FINANZAS Y NEGOCIOS – HOSPITALIDAD.

En estos tiempos el capital humano se ha convertido en un factor fundamental en el éxito o fracaso de las empresas, esto no es sorpresa, ni vamos a descubrir el hilo negro, lo cierto, es que gran número de hoteles seguro cuenta con el mejor plan de salarios y prestaciones, salarios emocionales, excelentes condiciones de trabajo, pero todas estas estrategias y acciones ¿qué impacto tienen en el éxito del hotel?, precisamente por ello es que debemos analizar el efecto en el entorno, buscando las métricas que nos permitan ver que vamos por buen camino o trazar nuevas rutas.

Un indicador puede ser un número más, lo que no es un número es todo lo que hay detrás del hotel, buscamos con ansias lograr el porcentaje para ganar el bono o subsistir y muchas veces lo hacemos desde un escritorio.

Es de suma importancia que el director o gerente de recursos humanos esté involucrado en la generación de indicadores de gestión de su área y que tienen relación con el resto de la organización, es por ello que deseo proponer la implementación de los indicadores que considero básicos aunque imprescindibles y que ayudarán en gran medida a detectar áreas de oportunidad y ayudarán a mejorar su gestión en el ámbito financiero. Veamos algunos de ellos:

Indicador	Fórmula	Para qué se utiliza
Colaboradores por cuarto ocupado.	Total de colaboradores entre cuartos ocupados.	Para medir cuantos colaboradores están laborando con relación a la cantidad de habitaciones utilizadas.

En ocasiones me han preguntado acerca de por qué algunos hoteles tienen tres o cuatro colaboradores por cuarto ocupado y en algunos hoteles el indicador es de 0.5 o 1 colaborador por cuarto ocupado, hay dos respuestas al respecto: la primera tiene que ver con los estándares de servicio, tamaño del hotel y la categoría en que se encuentra, y la segunda es que cada hotel tiene características diferentes, por lo que recomiendo calcular este indicador por lo menos de los últimos doce meses a efectos de validar el número ideal de colaboradores que necesita el hotel para brindar el servicio que requiere de conformidad con sus características específicas.

El cálculo debe ser mensual y acumulado, tomando colaboradores promedio de colaboradores que laboraron en un mes (de planta y eventuales) entre las habitaciones ocupadas del mismo periodo.

Indicador	Fórmula	Para qué se utiliza
% de nómina y relativos a ingresos.	Total de la nómina y relativos del periodo entre el total de ingresos del hotel por 100.	Para medir el porcentaje que representa este rubro con relación al ingreso generado. En otras palabras, por cada peso que ingresa al hotel, cuantos centavos representa el rubro de nómina y relativos.

Notas: 

• El cálculo se debe efectuar considerando el total de la nómina y relativos de la operación más la que tiene que ver con administración, ventas y mercadotecnia y mantenimiento del periodo entre el total de ingresos del mismo periodo.

• Se puede efectuar el cálculo por área haciendo la aclaración en que el caso de los departamentos que registran ingresos como habitaciones, alimentos y bebidas, spa, tiendas y otros, se debe considerar el monto total de la nómina del departamento entre el total de ingresos de este. En el caso de la nómina de los departamentos que no registran ingresos se debe tomar en consideración el total de la nómina y relativos del departamento entre el total de ingresos del hotel. Esto obedece a que administración, ventas y mercadotecnia y mantenimiento dan servicio a todo el hotel.
• El concepto de nómina considera sueldos, tiempos extras, bonos, comisiones, descansos trabajados, prima dominical, entre otros.

• Los relativos se dividen en dos: 1) Prestaciones como prima vacacional, aguinaldo, fondo de ahorro, vales de despensa, y 2) los impuestos derivados de la nómina como cuotas patronales al IMSS, Infonavit, SAR (Sistema de Ahorro para el Retiro), % de impuesto sobre nómina (varía por estado). Estos conceptos pueden variar dependiendo el país de que se trate, los que menciono aplican en todo el territorio mexicano.

Indicador	Fórmula	Para qué se utiliza
Rentabilidad por colaborador.	Total de la Utilidad bruta de operación entre el número de colaboradores por un periodo.	Para medir la participación de cada colaborador en la utilidad que genera el hotel en un periodo determinado. Se calcula de forma mensual y acumulada.

Notas:

• El cálculo se debe efectuar en primera instancia tomando en consideración el número de colaboradores que realmente laboraron en un periodo entre la utilidad bruta de operación (GOP) del mismo periodo. También se puede calcular por departamento, en el caso de los departamentos que registran ingresos, como ya lo hemos mencionado, tienen una utilidad departamental, de tal forma que se tomaría como punto de partida, la utilidad departamental entre el número de colaboradores de esa misma área o departamento tal es el caso de división cuartos, alimentos y bebidas, spa, tiendas o logo shop entre otros.

• Este indicador es del agrado de muchos ejecutivos debido a que representa un gran reto para cada uno de los colaboradores, ellos deben tener en cuenta que su participación es muy importante y que de sus acciones depende lograr la utilidad esperada, debido a que aunque muchos de ellos no generan ingresos, si contribuyen de forma indirecta a lograr el resultado esperado, además de que representa una fuente importante de sentido de pertenencia y saben que su participación activa en el cuidado de los insumos y todo lo que les concierne repercute de forma positiva o negativa en el resultado final, tanto de su departamento como a nivel global.

Veamos un ejemplo:

Un hotel ha establecido dentro de su presupuesto los ingresos, gastos de operación, nómina y relativos y la utilidad del departamento de habitaciones y desea saber cual es la rentabilidad que debe aportar cada colaborador. Analicemos un trimestre.

Pasos a seguir:

1.- Se determina la utilidad departamental por cada uno de los meses proyectados.

2.- Se determina el número de colaboradores totales que laboraron en cada uno de los meses, en este caso sólo se toman las plantillas de la división cuartos.

3.- Se obtiene el resultado dividiendo la utilidad departamental (rentabilidad) entre el número de colaboradores.

Estado de Resultado Integral División Cuartos
Concepto	Enero	Febrero	Marzo
Habitaciones disponibles	6,820	6,160	6,820
Habitaciones Ocupadas	4,774	4,004	4,092
Huéspedes	9,548	8,008	8,184
% Ocupación	70.00%	65.00%	60.00%
Ingresos habitaciones	$     4,789,846	$              4,017,290	$         4,105,582
Otros ingresos	$        239,492	$                 200,864	$            205,279
Total de ingresos	$    5,029,338	$             4,218,154	$         4,310,861
Nómina y Relativos	$        357,778	$                357,778	$           357,778
Gastos operacionales:
Papelería e impresos	$           6,522	$                    6,543	$               6,565
Suministros de huéspedes	$        238,700	$                200,200	$           204,600
Equipo de operación (Blancos)	$        174,308	$                146,194	$           149,407
Suministros de limpieza	$         35,748	$                  29,982	$             30,641
Uniformes	$         12,500	$                  12,500	$             12,500
Decoración	$           9,030	$                    9,060	$               9,090
Contratos de servicio externo	$         17,600	$                  17,600	$             17,600
Lavandería de blancos	$        116,963	$                  98,098	$           100,254
Licencias, reservaciones y telefonía	$           7,500	$                    7,500	$               7,500
Comisiones Agencia de Viajes	$        188,929	$                158,456	$           161,939
Atenciones y Cortesías	$           6,300	$                    6,300	$               6,300
Total gastos operacionales	$       814,099	$                692,434	$           706,396
Gastos totales de habitaciones	$     1,171,877	$              1,050,211	$         1,064,174
Utilidad Departamental	$     3,857,461	$             3,167,943	$        3,246,687
% de Utilidad departamental	76.70%	75.10%	75.31%
Utilidad por cuarto ocupado	$             808	$                      791	$                 793
Rentabilidad por colaborador	$           3,191	$                   2,901	$              2,685

Plantilla de personal.

Calculamos la rentabilidad por colaborador del mes de enero de la siguiente manera:         

Total de la Utilidad departamental                $ 3´857,461

Total de colaboradores del mes                              1,209

Utilidad (rentabilidad por colaborador)           $        3,191

El importe de $ 3,191 pesos de rentabilidad por colaborador es la meta por alcanzar en este departamento, de tal forma que todo el personal está involucrado en obtener el resultado esperado, evidentemente el personal operativo no realiza la venta de cuartos noche, aunque si contribuye en la optimización de los recursos.

Para tal efecto el gerente de la división debe establecer los planes de acción e involucrar al personal sobre el reto, logrando así motivar a su personal sobre objetivos por alcanzar. Hago mención que hoteles que han implementado este indicador han establecido algunos pequeños incentivos por el logro del indicador.

Este indicador, como ya lo mencioné se puede calcular a nivel GOP e involucrando a todo el personal del hotel, el indicador quedará a cargo del gerente general, gerente de recursos humanos, comité ejecutivo, así como del comité de operaciones.

En cualquiera de los casos la gerencia debe comunicar al personal involucrado la meta por alcanzar.

Indicador	Fórmula	Para qué se utiliza
Gasto de nómina por colaborador	Total de la nómina y relativos entre número de colaboradores. En este caso se toma la plantilla de personal contratado ya sea de planta o eventual.	Para saber cuanto se paga al personal del área en promedio.

Este indicador se puede calcular por área y a nivel total, nos da un indicador del pago promedio por cada colaborador en un periodo.

Ejemplo: Departamento de alimentos y bebidas.

Total percepciones (sueldos y otros)	$ 307,000.00
Número de colaboradores		55
Percepción mensual promedio por colaborador		$    5,581.82
Total nómina más relativos		$ 449,661.40
Número de colaboradores		55
Nómina y relativos mensual promedio por colaborador		$    8,175.66

En el primer caso se toman en cuenta las percepciones como sueldos, tiempo extra, bonos, comisiones, prima dominical, descansos trabajados y todas las percepciones que reciban los colaboradores.

Se divide el total entre el número de posiciones promedio de la plantilla del departamento, $ 307,000.00 pesos entre 55 colaboradores. Cada colaborador representa para el hotel en promedio $ 5,582.00 pesos.

En el segundo caso se toman además de las percepciones los impuestos relativos a la nómina y las prestaciones, el total se divide entre el número de posiciones promedio de la plantilla del departamento $ 449,661.40 entre 55 colaboradores.

Cada colaborador representa para el hotel en promedio $ 8,176.00 pesos.

De esta forma, el gerente de recursos humanos en conjunto con el gerente de área deben ir monitoreando que el indicador se encuentre dentro de los parámetros establecidos en el presupuesto y en su caso tomar las acciones necesarias al respecto.

Indicador	Fórmula	Para qué se utiliza
Gasto total del departamento de recursos humanos a ingresos.	Total de la nómina y relativos del departamento de recursos humanos más los gastos asignados como capacitación, gastos generales, contrataciones y otros, dividido entre el total de ingresos del hotel.	Para saber qué porcentaje de los ingresos se destina al departamento para realizar su gestión.