El Control interno en el Hotel

Por. Luis Manuel Rivera.

luis.rivera@powerpeople.mx

http://www.powerpeople.mx

Una gran sorpresa es la que Usted se puede llevar si no toma en cuenta la importancia de establecer un adecuado control interno en su organización, importantes desfalcos y fraudes se producen día a día por la falta de control y establecimiento de políticas y procedimientos.

Aunque exista Gente a la que no le convence la metodología seguiré luchando para que las empresas logren Blindar su negocio contra el fraude y despilfarro.

Lo invito a leer este artículo y a tomar conciencia de su importancia.

El Control Interno es la base donde descansan gran parte de las actividades y operaciones del hotel, instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento de tipo Sherlock Holmes o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de del jefe- colaborador.

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La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

La gerencia necesita que los datos sean exactos y confiables y esta seguridad solamente puede obtenerla cuando la organización posee un sólido sistema de control interno.

Un Sistema de Control Interno consta de todas las medidas que toma una organización con los siguientes objetivos:

• Proteger sus activos contra despilfarro, fraude o ineficiencia.
• Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales.

• Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía.

• Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa.

• Permitir la preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de información financiera NIF.

PRINCIPIOS BASICOS
Impedir que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una transacción, desde el principio hasta el final., Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.
La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de:

La consistencia de los empleados que realizan la función.
Conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa.
La efectividad entonces, depende del número adecuado de empleados COMPETENTES para hacer el trabajo en cada nivel.
Ningún sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la mejora continua del mismo.

REVISION DE CONTROL INTERNO
Toda organización requiere de revisión de los procesos del control interno, y normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de funciones de la empresa, esta persona puede ser un AUDITOR EXTERNO o personal corporativo.

PROCESO DE REVISIÓN• El contador Público emprende la auditoría y juzga la bondad del control interno en cada área de las operaciones de la empresa.
• Mientras más fuerte sea el sistema de control interno, mayor es la confianza que el contador puede otorgar respecto a la integridad de los estados financieros de la empresa.

RESULTADOS
Cuando los controles internos de la compañía son fuertes, el trabajo de auditoría puede efectuarse con más rapidez, con menos investigación de detalle y por tanto a menor costo.
Para el auditor el estudio del control interno representa también una parte importante de su trabajo.
Si los controles son débiles normalmente los resultados se traducen en DESORGANIZACION, despilfarro, fraude, ineficiencia y operaciones improductivas.
Veremos a continuación algunas aplicaciones dentro de los Hoteles a través del cuestionario que para tal efecto se implementa y se recomienda llevarlo a cabo por área específica del hotel y por rubros que requieren de mayor revisión y control.
Efectivo en Caja y Bancos
Resguardos de caja Chica y arqueos, por lo menos tres veces al mes y SORPRESIVOS.
Conciliaciones Bancarias, analizadas y depuradas, su elaboración no debe exceder de más de un mes. Revisión quincenal.
Arqueos al proceso de venta de divisas, revisión del proceso.
Cuentas por Cobrar
Arqueo de Cartera, tanto nacional como extranjera
Revisión de cobros vs. depósitos en Bancos
Revisión de tarifas y cruce vs. la facturación y contratos con clientes.
Inventarios
Rotación de Inventarios vs la política adoptada por el hotel.
Entradas y salidas de almacén.
Revisión de Máximos y Mínimos.
Pruebas selectivas de productos. (Inventario físico).
Caducidad de los productos.
Proveedores
Revisión de facturas vs registro del pasivo en libros
Revisión de los requisitos fiscales
Revisión de contratos de pagos de Servicios
Revisión de los pagos vs. Bancos. Cuenta bancaria
Verificar que los cheques sean para abono en cuenta.
Sello de pagado en la factura
Soporte documental (requisición compra, o. compra, entrada al almacén, salidas en especie, etc.)
Revisión de cheques retenidos en caja por periodos no mayores a lo establecido en la política.
Estos son sólo algunas de las preguntas que se llevan a cabo en un cuestionario de control interno y en promedio un hotel tiene aproximadamente de 200 a 300 preguntas.
Lo importante para que realmente sea efectivo es:
1.- Aplicación regular. (Bimestral- trimestral)
2.- Revisión de cambios posibles.
3.- Revisión por el Director o Gerente del Hotel.
4.- Tomar acciones sobre los puntos críticos.
5.- SEGUIMIENTO.

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Mi libro de Finanzas hoteleras

Fuente de información. Normas y procedimientos de auditoría.
IMCP. Instituto mexicano de contadores Públicos.

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